Maitriser et manager la Gestion Électronique des Documents
Formation créée le 24/01/2023. Dernière mise à jour le 18/05/2025.
Version du programme : 1
Programme de la formation
La démarche d’amélioration continue de la qualité s’inscrit plus que jamais dans la pratique au quotidien pour l’ensemble des professionnels intervenants dans les secteurs Sanitaire, Social et Médico-social. Pour se faire, la gestion électronique des documents permet de structurer l’accès aux documents qualité et gestion des risques pour l’ensemble des professionnels d’un établissement.
Objectifs de la formation
- Définir la cartographie des processus de l’organisation
- Préparer l’ensemble des documents au regard du manuel qualité
- Comprendre les enjeux d’une GED pour l’ensemble d’une organisation
- Créer des dossiers en cohérence avec la cartographie des processus
- Définir la procédure de GED
- Organiser et structurer la GED dans le logiciel Fusion
- Créer les groupes utilisateurs et définir les droits de chacun
- Maitrise l’import des documents, les processus de vérification et de validation avant la diffusion
Profil des bénéficiaires
- Direction et gouvernance des établissements et services sociaux et médico sociaux
- Professionnels impliqués dans la démarche d’amélioration continue de la qualité
- Renseigner l’enquête en ligne reçue avant l’intervention
Contenu de la formation
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• Matin de 9h à 12h30 :
- Maitriser les impératifs de la Gestion électronique des documents
- Formaliser la cartographie des processus Définir les processus clés de l’organisation
- Définir le rôle des professionnels
- Structurer la GED
- Créer les dossiers racines
- Créer les groupes professionnels
- Importer les utilisateurs
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Après-midi de 13h30 à 17h :
- Créer les dossiers de diffusion
- Identifier l’organisation adaptée de la GED pour l’établissement
- Formaliser la démarche permettant de maitriser la vérification et la validation des documents avant diffusion
- identifier les types de documents nécessitants vérification et/ou validation
- Définir les droits au sein de la GED - Par groupe - Par utilisateur - Par dossier - Par document
L’équipe HUMANE PROJET est à l’origine de la création de l’outil de management de la qualité FUSION ®. Sa directrice est titulaire du diplôme de niveau 1 Management de la qualité et des risques au sein des établissements et services médico-sociaux (ESSMS), du D.U. démarche qualité secteur sanitaire et médico-social, de la certification Afnor au titre d’évaluateur externe expert. L’équipe Humane projet a accompagné près de 150 établissements et services en tant que responsable qualité externe et/ou sur leur démarche d’évaluation de la qualité et de la sécurité.
- Feuilles de présence.
- Mises en situation.
- Formulaires d'évaluation de la formation.
- Certificat de réalisation de l’action de formation.
- Accueil des apprenants dans une salle dédiée à la formation.
- Documents supports de formation projetés.
- Exposés théoriques
- Étude de cas concrets
- Audits en situation réelle
- Quiz